Как научиться делегировать задачи

Динь! Что это — СМС, электронное письмо, напоминание о встрече? Динь… динь-динь! Уведомления изощренно доводят если не до самоубийства, то до нервного истощения. Перечитывая абзац документа в десятый раз или безуспешно пытаясь подготовиться к важной встрече, вспомните, что не всю работу вам обязательно делать самому.

Делегирование – это перепоручение текущих задач подчиненным или коллегам. Эти задачи не включены в Ваш ежедневный список дел, но за Вами остается функция контроля.

За ваше внимание и время ежедневно борются десятки людей и обстоятельств. И различные технические устройства регулярно об этом напоминают. «Давай, ответь — и отправитель этого сообщения будет немедленно удовлетворен, а ты получишь награду в виде выброса дофамина. Не отвлекайся: тебе нужно закончить этот отчет сегодня!» — подобный внутренний монолог тоже отнимает драгоценные минуты и силы и существенно снижает вашу продуктивность.

Казалось бы, решение лежит на поверхности. Надо поручить подчиненным сортировку ваших писем, общение с некоторыми клиентами, решение различных организационных вопросов.

Однако не все так просто. Многие руководители хоть и понимают важность делегирования задач, но часто не идут на это из-за собственных страхов. «Что, если команда не успеет выполнить работу к сроку? Похоже, мне быстрее сделать самому, чем поручить и проследить. Вдруг за этот проект никто не захочет браться? Кажется, этому человеку нельзя доверять…» — терзаемый подобными мыслями начальник стремится взять на себя как можно больше дел ради собственного спокойствия. И неизменно получает обратный результат.

Если вы уже три раза прошли по этому кругу и убедились, что без делегирования обязанностей эффективно выполнять свою работу у вас не получается, самое время провести ревизию задач и определить, какие из них можно перепоручить. Все эти задачи относятся к одному из шести типов.

1. Есть задачи, которые кажутся несущественными

И в этом их коварство. Они всегда не важные и не срочные, а их выполнение занимает несколько минут. Правда, когда подобных задач много, эти минуты выливаются в часы. Кроме того, незначительные задачи всегда отвлекают вас от более масштабной стратегической работы. Например, недолго зарегистрироваться для участия в мероприятии или внести пометку о нем в календарь, забронировать номер в отеле или билеты на самолет, но в сумме на эти дела вы потратите действительно много ценного времени.

2. Рутинные

Очень простые задачи точно не должны выполняться руководителем, их спокойно можно перепоручить. Например, не стоит самостоятельно заполнять объемные таблицы или добавлять новые данные в вашу презентацию.

3. Съедающие время

Задачи, которые могут быть важными, но очень затратными по времени. Присмотритесь — как правило, такие задачи не требуют участия руководителя до определенного этапа. На 80% они могут быть выполнены командой, после чего начальнику стоит вмешаться, чтобы проконтролировать работу, оценить результаты или направить деятельность подчиненных в нужное русло.

4. Такие, которые можно научить выполнять

Они бывают действительно сложными, иногда включают в себя несколько простых. Но это не означает, что подобные задачи нельзя поручить команде, сохранив за собой право контролировать исполнение и оценивать результаты. Например, можно научить одного из сотрудников готовить черновики презентаций для ваших деловых встреч. А другому поручить вносить в эти черновики актуальные данные.

5. Находящиеся вне вашей компетентности

Есть задачи, с выполнением которых специалисты точно справятся быстрее и лучше. Поэтому не стоит пытаться прыгнуть выше головы, тратя силы и время впустую. Например, вы с трудом делаете дизайн слайдов для презентаций. В такой ситуации проще всего нанять дизайнера, и тогда со своими презентациями вам будет не стыдно выступать на любых встречах.

6. Срочные

Некоторые задачи должны быть выполнены в строго определенное время, но при этом они могут конкурировать за ваше внимание с делами, более важными с точки зрения перспективы. Например, вы целый день проводите на деловых встречах, а именно сегодня вам нужно связаться с авиакомпанией и поменять место в самолете. Один из ключевых критериев, по которому можно решить, стоит делегировать задачу или нет, — необходимость вашего участия. Если что-то можете сделать только вы, значит, варианта доверить это нет.

Чтобы улучшить собственный навык делегирования, попробуйте в течение двух недель любым удобным для себя способом отмечать задачи, которые подпадают под описания, приведенные в шести пунктах выше. Даже если вы еще не разобрались, кому или как делегировать, сосредоточьтесь на том, что вы можете перепоручить. И увидите, как этот первый шаг позволит вам принять все нужные решения.

Помните, все страхи, которые заставляют вас отказываться от делегирования задач, — миф, активно поддерживаемый вашим внутренним перфекционистом. При желании вы всегда найдете, что и кому перепоручить. Конечно, наем помощников отразится на бюджете. Но если все сделать правильно, очень скоро вы заметите, что в состоянии хорошо платить команде, на которую можно положиться.

Правила эффективного делегирования

1. четко формулируйте задачу, процедуру, сроки выполнения и требуемый результат, желательно в письменной форме;
2. определите ответственное лицо или распределите ответственность в группе;
3. укажите приоритет задачи и её важность для ответственного лица;
4. проверьте правильность понимания задачи и готовность закрыть этот вопрос;
5. сообщите о способах обратной связи и формах контроля;
6. опишите возможные проблемы и способы их решения;
7. определите критерии качества и завершения задачи, если это необходимо.

Если вам нужно создать сайт, продвинуть сайт в ТОП 10, или вести рекламные кампании, обращайтесь к нашим специалистам.